市販の業務効率化ツールの見積もりを見て、あなたは今こんなことを考えていませんか？
- 月額料金が高いわりに、使わない機能ばかり付いている
- 社内にExcelが得意な人がいるので、自分たちで作れそうな気がする
- ただ、作ったあとどうなるのかがわからない
業務効率化ツールは、専門のエンジニアがいなくても自作できます。 特にここ数年は生成AIの進歩で、やりたいことを言葉で伝えればコードが返ってくるようになりました。 プログラムを書ける人が社内にいない会社でも、形にするところまでは手が届きます。
ただ、作れるようになったからこそ、思いついた業務からいきなり作り始めてしまいがちです。 その結果、作った人しか触れないファイルが社内に増えていきます。 そして数年後、その人が辞めた日に業務が止まります。
結論を言うと、コードを書き始める前に、次の3つを順番に確かめるのがベストです。
- その業務にツールが本当に必要か
- 自作してよい業務か
- 自作と市販ツールのどちらが合うか
この3つが、作ってよいものと作ってはいけないものを分ける条件になります。
なぜなら、自作でつまずくのは作るときではなく、作ったあとだから。 実際に寄せられている相談の中身は、動かない・作れないという技術の話ではありません。 配ったら質問が集中する、辞めるときに引き継げない、前任者のものが壊れて誰も直せない、という運用の話ばかりです。
この記事では、次の内容を解説していきます。
- 3つの条件の確かめ方
- 業務効率化ツールを自作する3つの方法
- 作り始める前に社内で決めておく4つのこと
IT担当が社内にいない会社でも、読み終える頃には「業務の整理で足りる」「自作する」「市販ツールを買う」のどれかを、その日のうちに決められる状態になっています。
業務効率化ツールの自作が成功するかは作る前の3つの条件で決まる
はじめにお伝えしておくと、自作がうまくいくかどうかは、プログラムの出来ではなく作り始める前に3つの条件を確かめたかどうかでほぼ決まります。 中小企業で自作ツールが失敗するとき、原因は「動かないこと」ではありません。 動くのに誰も触れない、という状態になることです。 まずは、自作が力を発揮する場面と、実際に何でつまずいているのかを見ておきましょう。
自作が向くのは自分たちだけが使う小さな道具
自作が向いているのは、決まった作業を決まった手順で繰り返す、小さく閉じた道具です。 たとえば、次のようなものが該当します。
- 複数のExcelファイルを1つの表にまとめる
- 決まった形式の請求データを作る
- 毎朝の集計結果をチャットに流す
- 入力漏れのある行だけを抜き出す
共通しているのは、使うのが社内の数人であること、入れるものと出るものがはっきりしていること、間違えてもやり直せることの3点です。 逆に言えば、この3点から外れるほど自作には向きません。
自作でつまずくのは作るときではなく作ったあと
実際に寄せられている相談を見ると、困りごとは作る工程ではなく作ったあとに集中しています。
- 20分かかる作業を1〜2分にするツールを作った本人が、社内への配布を断っている
- 広く配ったところ、質問と修正依頼と改善依頼が作った人に集中してしまった
- 退職時に引き継ごうとしたが、同僚にプログラミングの経験がなくコードを読めない
- 前任者が作ったファイルが壊れ、中身がわからず誰も直せない
作った本人が配布を断る理由は、意地悪ではありません。 自分の業務のために作ったので他の人の使い方まで想定できず、結果を保証できないから責任を取れない、という理由です。 どれも技術の問題ではなく、決めごとのないまま作り始めたことから起きています。
作り始める前に3つの条件を順番に確かめる
だからこそ、手を動かす前に3つの条件を確かめます。 確かめる順番は次のとおりです。
- その業務にツールが本当に必要か
- 自作してよい業務か
- 自作と市販ツールのどちらが合うか
上から順に確かめて、1つでも引っかかったらそこで止まりましょう。 止まったときは、ツールを作らずに済んだということなので、それも成果です。 ここからは、この3つを順番に見ていきます。
その業務にツールが本当に必要かを見極める3つの問い
ここまでで、自作が向く業務の姿が少し見えてきたのではないでしょうか。 ただ、その業務にツールを入れると決める前に、確かめておきたいことがあります。
いちばん効果が大きい効率化は、ツールを作ることではなく、その業務をなくすことです。 ツールは作って終わりではなく、使い続ける限り直す手間がかかります。 必要のない業務を自動化すると、その業務は誰にも疑われないまま社内に残り続けます。
対象にしたい業務に、次の3つの問いを順に当ててみてください。
問い1：その業務はやめてしまえないか
まず、その業務そのものをやめられないかを疑います。 判断のために、担当者と次の3つを確かめてみましょう。
- その資料は誰が何の判断に使っているか
- 先月それを見て何かを決めた人はいたか
- 出すのをやめたら誰がいつ困るか
3つとも答えられない業務は、やめる候補です。 いきなり廃止しづらければ、1か月だけ止めてみて、誰から声が上がるかを見る方法もあります。 声が上がらなければ、そのまま終わりにできます。
問い2：回数や範囲を減らせないか
やめられないとしても、量を減らせる場合があります。 毎日出している集計を週1回にできないか、全件やっている確認を金額の大きい上位だけにできないか、という視点です。
回数が半分になれば、かかる時間も半分になります。 ツールを作るより早く実現できて、費用もかかりません。 自動化を考える前に、まず量を減らせないかを確かめたほうが、確実に効きます。
問い3：手順を揃えるだけで解決しないか
3つ目は、遅い原因が手順のばらつきにないかを疑うことです。 担当者ごとにやり方が違う業務は、作業そのものより、確認や手直しに時間を取られていることがあります。 実際の手順を書き出して1つに統一するだけで、時間が減る場合があります。
そして手順を揃える作業は、ツールを作るより先に済ませておきましょう。 ばらついたままツールを作ると、例外への対応がすべてツール側に流れ込みます。 その結果、分岐だらけの複雑なものができあがり、作った人以外は手を出せなくなります。
3つの問いに「どれもできない」と答えが出た業務だけが、ツールを検討する対象になります。
自作を避けたほうがよい3つの業務
ツールが必要だと決まったとしても、その全部を自作してよいわけではありません。 失敗したときの損失が、削減できる時間の価値を大きく上回る領域があるからです。 次の3つに当てはまる業務は、自作の対象から外しましょう。
避けたい業務1：承認や決裁が絡む業務
稟議、経費精算、発注承認のように、社内の承認が絡む業務です。 自作しようとして実務者から止められる典型がここにあたります。
作り始めると、次のような機能が後から次々に必要になります。
- 金額によって承認者が変わる分岐
- 差し戻しと却下の扱い
- 担当者が不在のときの代理承認
- 誰がいつ承認したかの記録の保管
- 見てよい人と見てはいけない人の切り分け
しかも承認の記録は、後から証拠として使われます。 壊れたときの影響が大きく、作り直しも簡単ではありません。 この領域は市販のワークフロー製品を使うか、いまの運用のままにしておくほうが安全です。
避けたい業務2：顧客情報や入金を扱う業務
顧客名簿の加工、請求データの作成、入金の消込などです。 情報が外に出たときや金額を間違えたときの損失が、削減できる時間に見合いません。
どうしても扱う必要があるなら、次の形に限定しましょう。
- 実データではなくコピーに対して動かす
- 出てきた結果を人が確認してから反映する
- 送信や登録など、外に出す操作は人が行う
自動で最後まで通さない、という一線を引いておけば、事故は起きにくくなります。
避けたい業務3：基幹システムのデータを書き換える業務
会計ソフト、販売管理システム、給与システムのデータを直接書き換える処理です。 データを読み取って別の表を作るところまでは問題ありませんが、システムに書き戻す処理は避けましょう。
理由は、間違いに気づいたときに元へ戻せないからです。 1件ずつ手で直せる量ならまだしも、数百件を一度に書き換えてしまうと、正しい状態がどれだったかもわからなくなります。 書き戻しが必要な場合は、そのシステムに用意されている取り込み機能を使うほうが確実です。
| 業務 | 自作 | 代わりの方法 |
|---|---|---|
| 承認や決裁が絡む業務 | 避ける | 市販のワークフロー製品を使う |
| 顧客情報や入金を扱う業務 | 条件付き | コピーで動かし反映は人が行う |
| 基幹システムの書き換え | 避ける | システムの取り込み機能を使う |
| 集計や転記や整形 | 向く | 自作の対象にしてよい |
自作と市販ツールのどちらを選ぶかを分ける4つの判断基準
残った業務が、自作してよい範囲に入っているとわかりました。 最後に、自作と市販ツールのどちらが合うかを決めます。
次の4つのうち3つ以上に当てはまれば自作、2つ以下なら市販ツールを検討する、という目安で判断してみてください。
判断基準1：使う人が3人以内で他部署に広がらない
使う人数が増えるほど、質問と修正依頼が作った人に集中します。 同じ業務をやっている3人以内で使うのであれば、想定外の使われ方も起きにくく、作った人が抱える負担も小さく収まります。
逆に、他部署からも使いたいと言われそうな業務は、最初から市販ツールを選んだほうが結果的に安く済みます。
判断基準2：作れる人が社内に2人以上いる
作れる人が1人しかいない業務は、自作を避けましょう。 その1人が辞めた日に止まります。
2人目は、同じレベルで作れる必要はありません。 中身を開いて「何を入れると何が出るのか」を説明できる人がいれば足ります。 その人が思い当たらないのであれば、いまは自作の時期ではありません。
判断基準3：市販ツールの年額が削減できる人件費を上回る
削減できる金額を先に出して、市販ツールの年額と比べます。 計算はざっくりで構いません。
- 1回あたりの時間 × 月の回数 × 12か月 = 年間の作業時間
- 年間の作業時間 × 時間単価 × 7割 = 削減できる金額
- 時間単価は「担当者の年収 ÷ 2,000時間」で計算する
確認や例外対応が残るため、削減できるのは作業時間の7割程度と見ておくと、見積もりを大きく外しません。 市販ツールの年額がこの金額を下回るなら、買ったほうが安く確実です。 上回るなら、自作を検討する余地があります。
判断基準4：3年後も同じ業務が残っている見込みがある
制度の変更や取引先の都合でなくなりそうな業務に、作る手間をかけない、ということです。 自作したツールは、作った時点より運用している期間のほうが長くなります。 1年で役目を終える業務なら、手作業のまま乗り切るほうが早く終わります。
| 判断基準 | 自作が向く | 市販ツールが向く |
|---|---|---|
| 使う人数 | 3人以内で同じ業務 | 部署をまたいで広がる |
| 作れる人 | 社内に2人以上 | 1人だけまたはゼロ |
| 費用 | 市販の年額が削減額を上回る | 市販の年額が削減額を下回る |
| 業務の寿命 | 3年後も残っている | 1年程度でなくなる |
市販ツールを選んだ場合も、どの業務なら効果が出るかの見極めは同じように必要です。 判断の手順は、RPAで業務効率化できる業務の3つの条件の解説記事で紹介しています。
業務効率化ツールを自作する3つの方法
自作すると決まったら、次は何で作るかを選びます。 方法は大きく3つあり、どれもプログラミングの専門家でなくても始められます。
方法1：Excelやスプレッドシートの自動化機能で作る
いまその業務を表計算ソフトでやっているなら、これが最有力です。 Excelならマクロ、GoogleスプレッドシートならGoogle Apps Scriptという仕組みが標準で用意されており、どちらも追加費用なしで使えます。 仕組みの名前は違いますが、決まった手順を自動で実行させるという役割は同じです。
向いているのは、複数ファイルの集計、決まった形への整形、定時の集計と通知です。 いまの作業の延長線上にあるので、担当者が自分で手を入れやすいという利点もあります。
どちらを使うかは、そのデータがいまどちらに入っているかで決めれば十分です。 そのうえで、それぞれに次のような違いがあります。
- Excelのマクロは操作を記録して再生できるため、コードを書かずに始められる部分がある
- Googleスプレッドシートのスクリプトはクラウド上で動くため、決まった時刻の自動実行やGmailとの連携がしやすい
注意点は、Excelのマクロがファイルの中に埋め込まれることです。 コピーが増えると、どれが最新かわからなくなります。 置き場所を1か所に決めて、そこだけを触ると先に決めておきましょう。 Googleスプレッドシートはファイルが1か所にあるため、この問題は起きにくくなります。
方法2：ノーコードツールで業務アプリを組み立てる
画面上で項目を並べて業務アプリを作れるサービスを使う方法です。 コードを書かないので、書ける人が社内にいない会社でも始められます。
向いているのは、台帳、申請、進捗管理のように、入力して一覧で見る形の業務です。
注意点は費用です。 月額がかかるうえ、使う人数に応じて増える料金体系が多いため、市販ツールを買うのと変わらない負担になることがあります。 使う人数で試算してから決めましょう。
方法3：生成AIにコードを書かせて短時間で形にする
やりたいことを言葉で伝えると、マクロやスクリプトのコードを書いてもらえます。 書ける人が社内にいなくても、たたき台までは作れるようになりました。
指示するときは、次の4点を具体的に伝えると精度が上がります。
- どのデータを扱うのか
- どう処理してほしいのか
- どこに出したいのか
- どの環境で動かすのか
実際のファイルの列名まで伝えると、そのまま動くコードが返ってくることもあります。
ただし、出てきたコードをそのまま本番のデータに当てるのは避けてください。 必ずコピーで試して、結果を目で確かめてから使います。 そして、動いたとしても中身を誰も説明できないのであれば、直せる人がいないという状態は変わりません。 生成AIは作る手間を減らしますが、引き継ぎの問題までは解決しないと考えておきましょう。
なお、AIを業務で使うときのツールの選び方や、入力してはいけない情報については、無料でできるAIを使った業務効率化の方法の解説記事で紹介しています。
3つの方法を業務の置き場所で選び分ける
迷ったときは、いまその業務のデータがどこにあるかで選ぶと外しません。
| 方法 | 向いている業務 | 費用 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| Excelやスプレッドシートの自動化機能 | いま表計算ソフトでやっている集計や整形 | 追加費用なし | ファイルのコピーが増えやすい |
| ノーコードツール | 台帳や申請や進捗管理 | 月額が発生 | 人数課金で費用が膨らむ |
| 生成AIに書かせる | 上記のコードのたたき台作り | 無料でも試せる | 中身を説明できる人が必要 |
データがすでにExcelやスプレッドシートに入っているなら自動化機能、まだ紙や担当者の頭の中にあるならノーコードツール、という順で考えてみてください。 生成AIは、どちらを選んだ場合でもコードのたたき台作りに使えます。
自作したツールを負債にしない4つの決めごと
方法が決まると、すぐに作り始めたくなります。 ただ、その前に社内で決めておきたいことが4つあります。
ここを決めずに作り始めると、便利な道具は数年後に負債になります。 逆に言えば、この4つを最初に決めておくだけで、冒頭で紹介した「配れない」「引き継げない」「誰も直せない」はほとんど防げます。 話し合いは30分あれば終わります。
決めごと1：業務時間内に作ったツールは会社のものだと先に伝える
最初に決めるのは、作ったツールの扱いです。 業務時間内に作ったものは会社の資産、というのが実務上の整理になります。 これを後から言い出すと必ず揉めるので、作り始める前に伝えておきましょう。
ただし、伝えるだけでは足りません。 評価が返らないまま「会社のものだ」とだけ言われると、次から誰も作らなくなります。 あわせて次の3つを決めてください。
- 作る時間を業務として認める
- 減った時間を評価に反映する
- 完成したものを社内で共有し、作った人の成果として扱う
自作ツールの引き継ぎがこじれる相談には、会社から特別な評価も対価もない、という背景がほぼ共通して出てきます。 報いる形を先に決めておくことが、いちばんの引き継ぎ対策になります。
決めごと2：作った人ともう1人が中身を見る場を作る
作りっぱなしにしないための決めごとです。 1本目ができた時点で、もう1人が画面を見ながら説明を受ける時間を取りましょう。
その2人目は、コードを読める必要はありません。 何を入れると何が出るのか、止まったときにどうするのかがわかれば十分です。 月1回でも実際に開いて動かす人が2人いる状態を保っておけば、担当者が急に休んでも業務は止まりません。
決めごと3：配る範囲を決めてから配る
便利だと評判になると、他部署からも使いたいと言われます。 そこで無条件に配ると、質問と修正依頼が作った人に集中し、本来の業務が圧迫されます。
配る前に、次の3つを決めておきましょう。
- 誰まで配るか
- 質問を受ける窓口は誰か
- 想定外の使い方をされたときに直すかどうか
大事なのは、断ってよいと経営者が先に明言しておくことです。 作った人が個人の判断で断ると角が立ちますが、会社として範囲を決めてあれば、その人が矢面に立たずに済みます。
決めごと4：手作業に戻す手順をセットで残す
最後は、壊れたときに手作業へ戻せるようにしておくことです。 ツールと同じ場所に、手作業の手順書を1枚置いておきましょう。
内容は「Aのファイルを開いてBに貼り、Cで集計する」という程度で足ります。 細かく書く必要はありません。 これがないと、壊れた日に業務そのものが止まります。
ここまでの4つは、業務の担当者と経営者の2人で決められます。 新しく人を雇ったり、IT担当を置いたりする必要はありません。 そのコンパクトさで始めることが、疲弊せず、破綻せずに進めるための条件になります。
ただ、日々の業務を回しながら、業務の棚卸しから方法の選定まで抱えるのは軽い作業ではありません。 業務整理室では、こうした業務の整理を現場の担当者の方と一緒に行い、改善策を実行して定着させるところまでをチームの一員として支援しています。 自作したものが属人化していないかを第三者の目線で確認することもできますので、社内の2人だけでは手が回らないと感じたときは、一度相談してみてください。
まとめ
業務効率化ツールの自作は、作り始める前に3つの条件を確かめたかどうかで結果が決まります。
- 業務そのものを疑う
- 触ってはいけない業務を外す
- 人数と人材で自作か市販かを決める
- 作ったあとの決めごとを先に決める
作る方法は、あとから選んでも間に合います。 まず決めるべきは、その業務にツールが必要かどうかです。
そこで、対象にしたい業務を1つ書き出して、次の3つを当ててみてください。
- その業務はやめてしまえないか
- 回数や範囲を減らせないか
- 手順を揃えるだけで解決しないか
ここで「やめられる」と答えが出れば、ツールは作らずに済みますよ。